Zaken doen met Justis

Hoe werkt inkopen door Justis? 

Uitgangspunt is dat wij alle verplichtingen met externe partijen vastleggen in een inkooporder. U ontvangt voor elke opdracht die u voor Justis uitvoert een inkoopnummer/referentienummer ter bevestiging. Er zijn twee inkooptrajecten: 

1. Incidentele inkopen verlopen via ons inkoopsysteem Leonardo: u ontvangt een inkoopordernummer. 
2. Inkopen via Inkoop Light: u ontvangt een referentienummer. Dit is alleen mogelijk voor bepaalde inkoopcategorieën tot een maximumbedrag van € 2500,-. 

Hoe werkt factureren aan Justis? 

Per 1 januari 2020 is het Financieel Diensten Centrum SSC DJI opgericht. Het FDC verzorgt de financiële administratie van meerdere dienstverleningsorganisaties van het Ministerie van Justitie en Veiligheid, waaronder Justis. Dit betekent dat het FDC per 1 januari 2020 alle facturen voor Justis verwerkt. 

De overheid hanteert elektronische facturatie als verplichte aanlevermethode voor uw facturen. De leverancier kan Justis geen (administratieve) kosten in rekening brengen voor het elektronisch verzenden van een factuur. Wanneer u contractueel gebonden bent aan e-facturatie, nemen wij pdf-facturen niet in behandeling. 

Bij e-facturering heeft u een overheidsidentificatienummer nodig. Deze vindt u in het OIN-register. Het OIN-nummer van Justis is: 00000004000000008000. 

Bent u niet contractueel gebonden aan e-facturatie dan levert u PDF facturen aan via het e-mailadres: Justis-facturen@dji.minjus.nl. Voor een volledig automatische en snelle verwerking in ons financiële systeem is het vereist dat u één pdf-bestand per factuur inclusief bijlagen aanlevert. Vermeld in de onderwerp regel van het e-mailbericht het factuurnummer en/of de naam van uw bedrijf. De doorlooptijd van een pdf-factuur is langer dan bij gebruik van e-facturatie. 

Waar dient uw factuur aan te voldoen? 

De volledige lijst met wettelijke vereisten aan een factuur vindt u op de website van de Belastingdienst. Indien uw factuur niet aan deze eisen voldoet, kan het FDC de factuur niet in behandeling nemen en zal deze aan u worden geretourneerd. 

Dit zijn de wettelijke vereisten: 

• Uw volledige naam en die van uw afnemer (de juridische naam of handelsnaam, als die in combinatie met adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden de naam van het onderdeel dat de goederen en/of diensten heeft geleverd vermelden op de factuur.) 
• Uw volledige adres en dat van uw afnemer (het adres zoals vermeld in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende.) 
• Uw Btw-nummer (bij fiscale eenheden is dat het Btw-nummer van het onderdeel dat de goederen en/of diensten heeft geleverd.) 
• Uw KvK-nummer dat volgens het Handelsregister is gekoppeld aan de juridische naam of handelsnaam die is vermeld op uw factuur. 
• Factuurdatum (datum waarop de factuur is verstuurd.) 
• IBAN-nummer (begunstigde dient overeen te komen met de bij FDC bekende leverancier van goederen en/ of diensten.) 
• Factuurnummer (een uniek volgnummer.) 
• Een omschrijving van de goederen en/of diensten die u hebt geleverd. 
• Het aantal geleverde goederen en/of diensten. 
• De datum waarop de goederen en/of diensten zijn geleverd. 
• Het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief BTW. 
• Levert u prestaties met verschillende btw-tarieven, vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is. 
• Het Btw-tarief dat u in rekening brengt. 
• Het Btw-bedrag. 

Aanvullende vereisten 

Om uw factuur zo snel mogelijk te kunnen verwerken en binnen 30 dagen aan u te kunnen voldoen, heeft het FDC een aantal aanvullende eisen aan de facturen gesteld: 

• Als factuuradres vermeldt u: FDC DJI t.a.v. Dienst Justis, Postbus 90832, 2509 LV Den Haag  
• U vermeldt de afleverlocatie. 
• Uw factuur kan niet in behandeling worden genomen indien wij niet weten aan welke locatie de goederen en/of diensten zijn geleverd.
• Inkoopordernummer, Inkoop-Light referentie of contractnummer. Als deze gegevens niet op de factuur vermeld zijn, retourneren we uw factuur met het verzoek de factuur opnieuw aan te leveren een nieuwe factuurdatum. 
• Uw BIG registratienummer indien uw beroep valt onder de beroepsgroepen van de Wet BIG.

Algemene informatie of vragen? 

Heeft u een vraag over ingezonden facturen, problemen heeft met e-facturatie of een algemene vraag over inkoop, dan kunt u contact opnemen met het Klant Contact Centrum van SSC DJI via 088 07 54326 of justis@dji.minjus.nl.