Inleiding
De Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) stelt vanaf 1 april 2024 eisen aan de kwaliteit en betrouwbaarheid van buitengerechtelijke incassodienstverleners. In het bijbehorende Besluit kwaliteit incassodienstverlening (Bki) worden de kwaliteitseisen uit de Wki verder uitgewerkt. Buitengerechtelijke incassodienstverleners moeten aan deze kwaliteitseisen voldoen om ingeschreven te kunnen worden en blijven in het register incassodienstverlening. En dus om hun incassodienstverlening te kunnen (blijven) uitvoeren.
Registratieaanvraag register incassodienstverlening
U kunt per 2 april 2024 een digitale registratieaanvraag doen. Tijdens de digitale registratieaanvraag kan de buitengerechtelijk incassodienstverlener gebruik maken van het format “invulformulier kwaliteitseisen incassodienstverlening” om aan te tonen dat de organisatie voldoet aan de kwaliteitseisen.
U kunt er ook voor kiezen om op andere wijze aan te tonen dat u voldoet aan de kwaliteitseisen. Gebruik dan het formulier kwaliteitseisen incassodienstverlening en stuur het ingevulde formulier naar Justis. Onderstaand de kwaliteitseisen op een rij.
Wat zijn de kwaliteitseisen
- Vakbekwaamheid
-
Vereisten kennis en vaardigheden van medewerkers en leidinggevenden
In artikel 2 van de Regeling kwaliteit incassodienstverlening (Rki) staat dat medewerkers en leidinggevenden kennis moeten hebben van:
- De Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki);
- Het Besluit kwaliteit incassodienstverlening (Bki);
- De Regeling kwaliteit incassodienstverlening;
- De beleidsregels Wki;
- Artikel 6:96 Burgerlijk wetboek;
- Het Besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten;
- De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
- De Faillisementswet;
- De Wet gemeentelijke schuldhulpverlening;
- De wettelijke mogelijkheden en procesgang om vorderingen met behulp van een gerechtelijke procedure te incasseren.
Daarnaast hebben medewerkers en leidinggevenden kennis van het inzetten van verschillende gesprekstechnieken en communicatiestijlen en stemmen dit af op de gesprekspartners.
Vereisten voor opleidingsniveau van medewerkers en leidinggevenden
In artikel 2.2 lid 1, 2 van het Bki staat dat de opleiding van een leidinggevende en/of zzp’ er minstens moet voldoen aan niveau 4 van het Europees kwalificatiekader. De opleiding van de medewerkers moet minstens voldoen aan niveau 3 van het Europees kwalificatiekader.
Let op: voor nieuwe incassodienstverleners geldt deze opleidingseis direct. Voor bestaande incassodienstverleners geldt een overgangsjaar en gaat de opleidingseis per 1 april 2025 in.
Vereisten cursus en bijeenkomst
In artikel 2.2 lid 3 van het Bki staat dat leidinggevenden, zzp’ers en medewerkers van de incassodienstverlener ieder jaar:
- Minstens één cursus moeten volgen gericht op het actueel houden van kennis en vaardigheden.
- Minstens één bijeenkomst moeten volgen waar maatschappelijke normen besproken worden.
Kennis over het uitvoeren van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden volgens maatschappelijke normen
In artikel 2.3 lid 1 van het Bki staat dat de bestuurder van de incassodienstverlener moet zorgen dat de incassomedewerkers kennis hebben over het uitvoeren van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden volgens maatschappelijke normen.
Bijeenkomst maatschappelijke normen
In artikel 2.3 lid 2 van het Bki staat dat de bestuurder twee keer per jaar een bijeenkomst moet houden met als onderwerp ‘bespreking maatschappelijke normen’ waaraan medewerkers en medebestuurders kunnen deelnemen.
- Opbouw en specificatie van de vorderingen
-
Schriftelijke beschrijving van een vordering
In artikel 3.1 lid 1 van het Bki staat dat een incassodienstverlener de schuldenaar een schriftelijke beschrijving moet geven van de vordering.
Verplichte onderdelen vordering
In artikel 3.1 lid 2 en 3 van het Bki staat dat een vordering de volgende onderdelen moet bevatten:
- Naam, adres en woonplaats van de schuldenaar;
- Naam, adres en woonplaats van de schuldeiser;
- Naam, het vestigingsadres, de vestigingsplaats en het nummer, bedoeld in artikel 9, onder a, van de Handelsregisterwet 2007, van de incassodienstverlener;
- Voorwerp/titel van de vordering;
- (Verlengde) betaaltermijn van de vordering;
- Datum en nummer van de factuur;
- De oorspronkelijke hoofdsom en het totaalbedrag van de vordering;
- De hoogtes, percentages, tijdvakken en grondslag van de berekende rente;
- De hoogte van de incassokosten;
- Omzetbelasting zoals staat in artikel 1 van de Wet op de omzetbelasting 1968, als dit van toepassing is en het betreffende tarief.
- Bereikbaarheid en benadering
-
Benadering schuldenaar
In artikel 4.1 lid 1 van het Bki staat dat incassodienstverleners een schuldenaar moeten benaderen op een transparante, ondubbelzinnige, herkenbare en correcte manier.
In artikel 4.2 lid 1 en 2 van het Bki en artikel 3 uit de Rki staat dat de benadering van de incassodienstverlener naar een schuldenaar toe aan het volgende moet voldoen:
- De incassodienstverlener oefent geen druk uit door het aankondigen van maatregelen, die niet mogen volgens de wet of niet genoemd staan in de opdracht;
- De incassodienstverlener gebruikt geen agressief, intimiderend en bedreigend taalgebruik;
- De incassodienstverlener communiceert op taalniveau B1 met de schuldenaar;
- De incassodienstverlener benadert de schuldenaar niet tussen acht uur ’s avonds en zeven uur ’s ochtends via een elektronische, fysieke of telefonische weg;
- De incassodienstverlener benadert de schuldenaar niet op een zondag of een algemeen erkende feestdag via een elektronische, fysieke of telefonische weg als bedoeld in de Algemene termijnenwet.
Beschikbare informatie
In artikel 4.1 lid 2 en 3 van het Bki staat dat de incassodienstverlener voor eenduidige, volledige en juiste informatie moet zorgen richting de schuldenaar. De incassodienstverlener moet de schuldenaar actief informeren over rechten en plichten. Daarnaast is de incassodienstverlener direct en eenvoudig bereikbaar voor de schuldenaar. Op de website moet minimaal de volgende informatie staan:
- De manier waarop de vordering kan worden betaald;
- De eventuele opties om een betalingsregeling af te spreken;
- De opties voor hulp voor schuldenaren met problematische schulden;
- De beschikbare hulp voor het voorkomen van zelfmoord, als zelfmoord wordt genoemd tijdens het contact met de incassodienstverlener.
- Kwaliteit van de administratie
-
Verplicht bijhouden van een dossier
In artikel 4.1 lid 1 en 4 van het Bki staat dat de incassodienstverlener een dossier moet bijhouden van iedere opdracht met relevante documenten die gaan over de opdracht en de vordering. De dossiers moeten in goede, geordende en toegankelijke staat beschikbaar zijn en minstens twee jaar beschikbaar zijn vanaf het moment dat een dossier gesloten is.
Verplichte onderdelen dossier
In artikel 6 van de Rki staat dat het dossier het volgende moet bevatten:
- Een overzicht van alle contactmomenten met de schuldenaar;
- Een of meer schriftelijke bewijsstukken waaruit blijkt dat de incassodienstverlener inhoudelijk heeft gereageerd op een gemotiveerd meningsverschil over een vordering geschreven door de schuldenaar.
Relevante documenten
In artikel 5.1 lid 2 van het Bki staat dat de relevante documenten over de opdracht en vordering bestaan uit:
- De opdracht om het geld te innen van de vordering;
- De factuur en de titel van de verplichting tot betaling van de geldschuld;
- De gemaakt afspraken met de schuldenaar over de vordering.
Inzicht aantal vorderingen per schuldenaar en status
In artikel 5.2 van het Bki staat dat de incassodienstverlener inzicht heeft in het aantal vordering per schuldenaar en de stand van zaken per vordering.
Interne en actuele procesbeschrijvingen
In artikel 5.3 lid 1 van het Bki staat dat de incassodienstverlener interne en actuele procesbeschrijvingen heeft vastgelegd voor medewerkers en operationeel leidinggevenden.
Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden inzichtelijk
In artikel 5.3 lid 2 van het Bki staat dat de incassodienstverlener de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de bestuurders, leidinggevenden en medewerkers inzichtelijk heeft beschreven voor betrokkenen.
- Klachten en geschillenregeling
-
Verplicht aangesloten bij geschillenregeling
In artikel 6.1 lid 1 en 2 van het Bki en artikel 13 van de Wki staat dat de incassodienstverlener een klachtenregeling moet vaststellen en aangesloten moet zijn bij een geschillenregeling. In de klachtenregeling moet het volgende staan:
- Hoe een klacht wordt ingediend;
- Wie de klacht behandelt;
- Behandeltermijn;
- Ontvangstbevestiging binnen twee dagen;
- Welke gegevens over een klacht worden geregistreerd.
- Overige relevante bepalingen
-
Bedrijfsnaam en registratiekenmerk
In artikel 11 lid 1 van de Wki staat dat een incassodienstverlener alleen werkzaamheden mag verrichten onder de naam en het registratiekenmerk zoals vermeld staat in het register incassodienstverlening.
Contactgegevens
In artikel 11 lid 2 van de Wki staat dat een incassodienstverlener alleen werkzaamheden mag verrichten als de contactgegevens in het register incassodienstverlening overeenkomen met de daadwerkelijke situatie.
Informatieplicht schuldenaar
In artikel 11 lid 3 van de Wki staat dat een incassodienstverlener geen incassowerkzaamheden mag doen zonder dit aan de schuldenaar van het desbetreffende dossier te melden.
Verplichte VOG
In artikel 12 lid 1 van de Wki staat dat een incassodienstverlener personeel niet mag laten werken zonder een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). De VOG mag niet ouder zijn dan drie maanden.
Let op: Dit geldt per 1 april 2024.
Bestuurders vermeld in register incassodienstverlening
In artikel 12 lid 2 van de Wki staat dat er geen bestuurders mogen werken die niet vermeld zijn in het register incassodienstverlening.
Let op: Doet zich ten aanzien van uw aanvraag een van de situaties voor zoals beschreven in artikel 6, onderdelen a t/m c Wki of in artikel 7 lid 1, onderdelen b t/m f Wki? Vermeld dan de datum van de uitspraak.
Veelgestelde vragen
- Wanneer kan ik het register incassodienstverlening inzien?
-
Het register incassodienstverlening wordt gepubliceerd zodra de eerste incassodienstverlener is geregistreerd. Vanaf dit moment kunt u het register raadplegen.
- Wat is er nodig voor de registratieaanvraag?
-
Om u te kunnen registreren heeft u een KvK-nummer en eHerkenning minimaal niveau 3 nodig. Kunt u de registratie niet digitaal aanvragen, bijvoorbeeld omdat u geen KvK-nummer of iDEAL heeft? Of omdat u geen eHerkenning kunt aanvragen? Dan kunt u gebruik maken van een schriftelijke aanvraag.
- Wat is de behandeltermijn?
-
Na ontvangst van uw complete registratieaanvraag voor het register incassodienstverlening krijgt u binnen 13 weken een beslissing op het verzoek tot inschrijving. Is uw aanvraag niet compleet dan krijgt u de gelegenheid om de aanvraag aan te vullen. De behandeltermijn wordt dan uitgesteld. Als extra onderzoek nodig is, dan kan de behandeling maximaal 13 weken extra kosten. Dit laatste geldt alleen voor de eerste screening van het incassobureau.
Documenten
Heeft u een vraag?
Heeft u een vraag, opmerking of suggestie? Neem dan contact op met Justis.
+31 (0) 88 – 998 22 30