Uw verantwoordelijkheid als werkgever

Kiest u als werkgever voor VOG-screening van uw werknemers? Dan heeft u een aantal verantwoordelijkheden. Zo moet u een VOG screeningsprofiel kiezen op basis waarvan uw werknemers worden gescreend. Ook moet u uw werknemers helpen bij het starten van de VOG-aanvraag – en heeft u een belangrijke controlerende taak achteraf.

Stel vast hoe u wilt screenen

Bij een VOG-aanvraag geeft u aan hoe uw werknemer moet worden gescreend. Dit doet u door een screeningsprofiel te kiezen. Op basis van het screeningsprofiel beoordeelt Justis of eventuele strafbare feiten op naam van de VOG-aanvrager een belemmering zijn voor de functie (baan) of het doel waarvoor de VOG wordt aangevraagd.

Er zijn specifieke screeningsprofielen voor sommige beroepen en branches, zoals buitengewoon opsporingsambtenaar of het onderwijs. En voor bepaalde doelen, zoals voor het verkrijgen van de chauffeurskaart (taxibranche) of een lidmaatschap van een schietvereniging.

Als organisatie kunt u ook gebruik maken van het algemene screeningsprofiel. Binnen dit profiel geeft u aan welke risicogebieden en functieaspecten belangrijk zijn voor de VOG-aanvraag t.b.v. uw organisatie. Meer informatie over screeningsprofielen, risicogebieden en functieaspecten vindt u in Screeningsprofielen VOG NP (pdf).

Kies de aanvraagroute die het best bij u en uw werknemer past

Er zijn verschillende routes om de VOG aan te vragen, kies welke het beste bij u en uw werknemer past. Het kan gebeuren dat uw werknemer de VOG-aanvraagroute die u kiest, niet kan gebruiken. Bijvoorbeeld: iemand die niet ingeschreven staat in de BRP (Basisregistratie Personen), kan de VOG om die reden niet digitaal aanvragen. Hij of zij moet dan via een andere route de VOG aanvragen.

Help bij het starten van de aanvraag

Het is belangrijk dat u de informatie aanlevert die uw medewerker nodig heeft om de VOG-aanvraag in te kunnen dienen. Hoe u die informatie precies aanlevert, hangt af van de gekozen aanvraagroute.

Geef uw werknemer genoeg tijd om een VOG te regelen

Uw medewerker ontvangt in de meeste gevallen binnen 1 tot 4 weken bericht van Justis of hij of zij een VOG krijgt. Maar soms duurt dit langer, bijvoorbeeld door drukte, of doordat uw werknemer een andere EU-nationaliteit heeft. Zorg daarom dat u genoeg tijd geeft aan uw werknemer om de VOG te regelen.

Controleer de afgegeven VOG

Het is de taak van u als organisatie of werkgever om te controleren of iemand een echte VOG heeft en geen vervalsing. U controleert ook of de VOG is afgegeven volgens het door u opgegeven screeningsprofiel. Vraag altijd naar het originele exemplaar. Dit voorkomt misbruik. Twijfelt u of een VOG echt is? Neem dan contact op met Justis.

Veelgestelde vragen

Wat betekent een signaal uit continue screening?

Bent u in aanraking gekomen met de politie vanwege verdenking van een overtreding of een misdrijf en heeft de officier van justitie besloten u te vervolgen, een schikkingsvoorstel (transactie) te doen of daar juist vanaf te zien (sepot)? Dan wordt dat doorgegeven aan de Justitiële informatiedienst (Justid). Justid noteert deze beslissing in uw justitiële documentatie (strafblad). Ook andere veranderingen in uw justitiële situatie, zoals de afloop van een strafzaak, komen hierin te staan.

Continue screening betekent dat elke verandering in uw justitiële documentatie wordt doorgegeven aan Justis. Justis beoordeelt vervolgens of het nodig is om u opnieuw te screenen. Als dat zo is, geeft Justis een signaal (melding) aan de toezichthouder in uw branche. Hierbij wordt niets gezegd over het strafbare feit. Via uw werkgever wordt u verzocht opnieuw een VOG aan te vragen.

Bij de beoordeling van die aanvraag wordt uw hele justitiële documentatie bekeken, dus niet alleen de laatste verandering. Het signaal in de continue screening is dus niets anders dan de mededeling, dat het nodig wordt gevonden dat u een nieuwe VOG aanvraagt. De echte screening gebeurt pas nadat u zelf een VOG-aanvraag heeft gedaan. U bepaalt dus zelf of u opnieuw wordt gescreend of niet.

Wat zijn de regels voor screening?

Screening kan zeer ingrijpend zijn voor de privacy van de sollicitant of werknemer. Daarom is screening alleen onder bepaalde wettelijke voorwaarden (Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)) toegestaan:

U moet een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) hebben voor de screening
De screening moet noodzakelijk zijn.
U moet voldoen aan de informatieplicht.
U mag de gegevens die u uit de screening heeft verkregen niet gebruiken voor een ander doel dan waarvoor u ze verkregen heeft.
U mag de gegevens alleen bewaren zolang dat nodig is voor het doel van de screening. U moet de gegevens goed beveiligen.