Handleiding Bibob-register

Deze pagina is bijgewerkt op 15 november 2022.

Inloggen

Inlogportaal

Nadat de applicatie wordt opgestart verschijnt het inlogportaal van Justid zoals hieronder. 

Log in middels de knop ‘Inloggen’ van eHerkenning. 

Let op: Uw inlog in het Bibob-register verloopt na 30 minuten inactiviteit. Om daarna verder in het register te werken, dient u opnieuw in te loggen.

Informatieportaal

U komt nu in het Informatieportaal van Justid, waar de tegel van het Bibob-register te vinden is. Door hierop te klikken komt u in het register.

Om verder te gaan, dient u de voorwaarden te aanvaarden door op de knop ‘Akkoord’ te klikken. 

Terug naar boven

Navigatie

U bent nu in het navigatiescherm van het Bibob-register, waar u de mogelijkheid heeft om de eigen dossiers op te zoeken, dossiers te registreren en uittreksels uit het Bibob-register op te vragen bij het LBB. 

In het Bibob-register vindt u rechtsboven in beeld de knop Info & Contact. Hiermee wordt u doorgeleid naar de sectie over het Bibob-register op de website van Justis, waar onder meer informatie over toegang tot het register, de gebruikershandleiding en veel gestelde vragen over het Bibob-register zijn vermeld.

Ook is er de mogelijkheid om de helpdesk van het LBB vragen stellen over de toepassing van de Wet Bibob of over het Bibob-register. Uw vraag kunt u direct mailen naar de helpdesk van het LBB via bibob@justis.nl. Telefonisch is de helpdesk tijdens kantooruren te bereiken via +31 (0)88 - 998 22 50.

Zoeken

Onder het tabblad ‘Zoeken’ kunnen dossiers worden opgezocht, geraadpleegd en gecorrigeerd. Een dossier in het Bibob-register kan op drie manieren benaderd worden: door te zoeken op een dossiernummer, op een natuurlijk persoon of op een niet-natuurlijk persoon. Binnen de zoekfunctie is er ook de mogelijkheid om dossiers te corrigeren en dossiers te verwijderen. Zie hiervoor punt 2.2.4 en 2.2.5 van deze handleiding. 

U maakt bijvoorbeeld gebruik van de zoekfunctie als u wilt nagaan of u een gevaarsconclusie reeds had geregistreerd of deze wilt corrigeren.

Voor alle zoekvelden in het Bibob-register geldt dat gebruik gemaakt kan worden van een ‘*’ voor een breder zoekresultaat. Bijvoorbeeld: Jans* levert op Janssen, Jansma, Jansen.

Let op: de zoekfunctie geeft alleen toegang tot de informatie die door uw bestuursorgaan is geregistreerd. Voor het opvragen van informatie ten aanzien van subjecten die zijn onderzocht door andere bestuursorganen of door het LBB, maakt u gebruik van het tabblad ‘Verzoeken’, zie hiervoor deel 3 van deze handleiding.

Zoeken op dossiernummer

Door te zoeken op een dossiernummer kan een dossier met de hieraan verbonden gevaarsconclusies worden opgezocht en geraadpleegd. Na het invoeren van het betreffende dossiernummer klikt u op de knop ‘Zoeken’.  Vervolgens verschijnt rechts in beeld een lijst met (het) gevonden dossier(s), hierop kunt u doorklikken naar het betreffende dossier. Nu kunt u het dossier en de subjecten die eraan verbonden zijn bekijken. 

Zoeken op natuurlijk persoon

Door te zoeken op de gegevens van een natuurlijk persoon kunnen dossiers waarin deze persoon voorkomt worden opgezocht en geraadpleegd. Het zoeken van een persoon kan op basis van de volgende criteria:   

De eenvoudigste manier om een persoon te vinden is door gebruik te maken van het BSN. Wanneer er geen BSN (bekend) is, kan op basis van de andere criteria gezocht worden. 

Door te klikken op ‘Zoeken’ verschijnt rechts in beeld een lijst met gevonden dossiers waarin de persoon of personen die voldoen aan de zoekcriteria voorkomen. Door te klikken op een dossier kan dit geopend en geraadpleegd worden.

Zoeken op niet-natuurlijk persoon

Door te zoeken op de gegevens van een niet-natuurlijk persoon kunnen dossiers waarin deze niet-natuurlijke persoon voorkomt worden opgezocht en geraadpleegd. Het zoeken van een niet-natuurlijk persoon kan op basis van de volgende criteria:   

Door te klikken op ‘Zoeken’ verschijnt rechts in beeld een lijst met gevonden dossiers waarin de niet-natuurlijk persoon of personen die voldoen aan de zoekcriteria voorkomen. Door te klikken op een dossier kan dit geopend en geraadpleegd worden.

Terug naar boven

Registreren

Dossier registreren

Een nieuw dossier kan ingevoerd worden middels het tabblad ‘Registreren’. 

Voer in het nieuwe dossier het dossiernummer in, het type besluit en de datum van registratie. Onder verwijzing naar artikel 11a, tweede lid onder c, van de Wet Bibob kan bij soort besluit worden gekozen uit 'Beschikking', 'Overheidsopdracht', of 'Vastgoedtransactie'. Een subsidie valt ook onder de noemer ‘Beschikking’.

Vervolgens kunt u de relevante subjecten registreren. Begin hierbij met de betrokkene; deze dient, ongeacht of deze bijdraagt aan de gevaarsconclusie, altijd geregistreerd te worden. Hierom is het alleen bij de betrokkene mogelijk deze te registreren zonder een gevaarsconclusie of melding terugtrekking. Vervolgens kunt u de overige subjecten registreren. Subjecten die niet bijdragen aan de gevaarsconclusie zijn niet relevant voor het Bibob-register en dienen niet geregistreerd te worden.

Subjecten die onderdeel vormen van een concern en op die wijze cumulatief bijdragen aan de gevaarsconclusie, worden zelfstandig geregistreerd met elk de gevaarsconclusie zoals die volgt uit het eigen onderzoek.

Voor het toevoegen van een natuurlijk persoon klikt u op onderstaand icoon. Zie meer informatie bij het onderdeel Natuurlijk persoon registreren. 

Voor het toevoegen van een niet-natuurlijk persoon klikt u op onderstaand icoon. Zie meer informatie bij het onderdeel Niet-natuurlijk persoon registreren. 

Voor het verwijderen van een subject of een gevaarsconclusie klikt u op onderstaand icoon. 

Voor het leegmaken van het formulier om opnieuw te beginnen klikt u op ‘Opschonen’.

Let op: Bij het invoeren van namen is het van belang dat de juiste schrijfwijze wordt gehanteerd en ook diakritische tekens zoals ‘é’, ‘ç’ en ‘ü’ worden ingevoerd. 

Let op: In elk dossier dat geregistreerd wordt, dient tenminste één subject als betrokkene te zijn aangemerkt en dient tenminste één gevaarsconclusie of een melding terugtrekking vermeld te staan. Onderzoeken waaruit geen gevaar is gebleken en waarbij betrokkene zich niet heeft teruggetrokken, mogen niet geregistreerd worden.

Let op: Het LBB registreert zelf de gevaarsconclusies uit de door het LBB opgestelde adviezen. Als u ervoor kiest om deze conclusie niet over te nemen dan wel deze af te zwakken, hoeft u niets te doen. De gevaarsconclusie die het LBB heeft getrokken, blijft gehandhaafd. Deze is immers onverminderd relevant voor andere bestuursorganen. Voor de meest actuele informatie kan een bestuursorgaan zich naar aanleiding van een signaal uit het Bibob-register wenden tot het bestuursorgaan dat de beslissing heeft genomen. 

Natuurlijk persoon registreren

Hier registreert u een natuurlijk persoon, inclusief de daarbij behorende gevaarsconclusie(s). Voer de naam- en adresgegevens, de geboortegegevens en de gevaarsconclusie(s) of een eventuele melding terugtrekking in. Door op de plus-knop te klikken kunt u bij nationaliteit, gevaarsconclusie(s) en melding terugtrekking een of meer regels toevoegen om zo nodig meerdere opties vast te leggen.

Een ‘inschrijfnummer BTL’ staat voor een identiteits- of persoonsgebonden nummer waarmee een natuurlijk persoon bekend is in de basisregistratie van zijn land van nationaliteit. Dit nummer kan in gevallen ook op het paspoort staan vermeld maar is niet hetzelfde als het paspoortnummer. Vergelijk dit met het Nederlandse BSN. 

Een volgende persoon voegt u toe met onderstaande knop. 

 Door in het registratiescherm linksboven op de knop ‘Opslaan’ te klikken, legt u de gegevens vast. 

Alle velden voorzien van een sterretje, zijn verplicht in te voeren velden. Voor de volledigheid van het register is het echter van belang alle beschikbare informatie in te voeren. Vergeet u een verplicht veld in te vullen, dan zal het systeem u op deze fout attenderen en zal het verplichte veld rood oplichten. 

Is alles correct ingevoerd, dan krijgt u onderstaande bevestiging.

Niet-natuurlijk persoon registreren

Hier registreert u een niet-natuurlijk persoon, inclusief de daarbij behorende gevaarsconclusie(s). Voer de naam, het vestigingsadres, het KvK-nummer, de gevaarsconclusie(s) of een eventuele melding terugtrekking in. Door op de plus-knop te klikken kunt u bij gevaarsconclusie(s) en melding terugtrekking een of meer regels toevoegen om zo nodig meerdere opties vast te leggen. 

Let op: Bij het registreren van een BV, NV of vof, geen punten tussen de letters opnemen. 

Bij het veld ‘KvK/ Registratienummer BTL’ vult u voor een Nederlandse rechtspersoon het KvK-nummer in. Indien het een buitenlandse rechtspersoon betreft, vermeldt u hier het registratienummer zoals dat is geregistreerd in het Handelsregister van het betreffende land, vergelijkbaar met het KvK-nummer in Nederland.

Een volgende niet-natuurlijke personen voegt u toe met onderstaande knop.

Door linksboven op de knop ‘Opslaan’ te klikken, legt u de gegevens vast. 

Alle velden voorzien van een sterretje, zijn verplicht in te voeren velden. Vergeet u een verplicht veld in te vullen, dan zal het systeem u op deze fout attenderen en zal het verplichte veld rood oplichten. 

Is alles correct ingevoerd, dan krijgt u onderstaande bevestiging.

Dossiers corrigeren

Een eenmaal geregistreerd dossier kan gecorrigeerd worden als daar aanleiding toe is, bijvoorbeeld in het geval van fouten of een gewijzigde gevaarsconclusie na een gevoerde bezwaarprocedure of rechterlijke uitspraak.

Let op: Wanneer een gevaarsconclusie uit een door het LBB uitgebracht advies moet worden gecorrigeerd of verwijderd na een gevoerde bezwaarprocedure of rechterlijke uitspraak, én de verantwoordelijke overheidsinstantie vraagt naar aanleiding hiervan géén aanvullend advies aan bij het LBB, dan wordt de overheidsinstantie gevraagd het LBB direct over de correctie te informeren via bibob@justis.nl.

Voor het corrigeren van een dossier benadert u het dossier zoals hierboven beschreven bij het onderdeel Zoeken. Wanneer u het dossier heeft geopend kunt u door middel van de knop ‘Corrigeren’ het dossier openen voor wijzigingen.

Alle informatie van het dossier kan nu aangepast worden en er kunnen subjecten en gevaarsconclusie(s) worden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. 

Voor het verwijderen van een subject of gevaarsconclusie klikt u op onderstaande icoon. 

Voor het toevoegen van een subject klikt u op het icoon met de persoon voor natuurlijke personen, of op het icoon met het gebouw voor niet-natuurlijke personen. 

Alle velden voorzien van een sterretje, zijn verplicht in te voeren velden. 

Door in het scherm linksboven op de knop ‘Opslaan’ te klikken, legt u de gegevens vast. 

Dossiers verwijderen

Wanneer een dossier verwijderd dient te worden uit het Bibob-register, benadert u het via de zoekfunctie zoals beschreven bij het onderdeel Zoeken. Na openen van het dossier is links de knop ‘Verwijderen’ te zien, hiermee wordt het betreffende dossier geheel uit het register verwijderd.

Let op: Het verwijderen van een dossier uit het Bibob-register is alleen nodig wanneer er sprake is van een ten onrechte of foutief ingevoerde gevaarsconclusie of wanneer na een procedure is gebleken dat een gevaarsconclusie geen standhoudt. Ten behoeve van de 5-jaarstermijn die geldt voor het Bibob-register behoeven bestuursorganen geen actie te ondernemen; registraties van gevaarsconclusies blijven 5 jaar aanwezig in het systeem en worden daarna automatisch opgeschoond.

Terug naar boven

Verzoeken

In de module ‘Verzoeken’ kunt u informatie opvragen ten aanzien van geregistreerde gevaarsconclusies en meldingen terugtrekking van een natuurlijk of niet-natuurlijk persoon. Het gaat daarbij om gevaarsconclusies en meldingen terugtrekking die door het LBB of een ander bestuursorgaan in het register zijn geregistreerd. 

Na het doorlopen van onderstaande stappen wordt dit verzoek door het LBB in behandeling genomen. Wanneer uw verzoek is afgehandeld, ontvangt u van het LBB een uittreksel waarop de geregistreerde gevaarsconclusies zijn vermeld. Ook staat vermeld wat de bron van deze informatie is -het LBB of een bestuursorgaan- zodat u in contact kunt treden met de betreffende partij om nadere informatie op te vragen.

Het uittreksel wordt vanuit het Bibob-register beschikbaar gesteld om te downloaden. U klikt hiervoor op het afgehandelde informatieverzoek. U krijgt dan de optie om het uittreksel te downloaden. U krijgt niet apart een melding wanneer het informatieverzoek is afgehandeld.

Wanneer er geen gevaarsconclusies bekend zijn in het register over het bevraagde subject, ontvangt u een zogenaamd blanco uittreksel.

Om een informatieverzoek te doen, kiest u voor het tabblad ‘Verzoeken’. 

U vindt hier een overzicht van alle lopende en eerdere informatieverzoeken die door uw bestuursorgaan zijn gedaan.

Links in beeld ziet u onderstaande twee knoppen: voor een nieuw informatieverzoek ten aanzien van een natuurlijk persoon kiest u de bovenste knop, voor een verzoek ten aanzien van een niet-natuurlijk persoon de onderste.

Informatieverzoek ten aanzien van een natuurlijk persoon

Na het invullen van uw e-mailadres en het soort besluit, vult u de gegevens van de betreffende persoon in. Bij soort besluit gaat het in dit geval om het gevraagde besluit. Immers, u doet het informatieverzoek in het kader van een nog lopend onderzoek.

Vult u zoveel mogelijk informatie van de betreffende persoon in om de kans op een match te vergroten. Velden met een sterretje zijn in elk geval verplicht. Als u de velden heeft gevuld, kunt u het verzoek versturen door op ‘Opslaan’ te klikken. U dient hiervoor akkoord te gaan met de voorwaarden met betrekking tot het rechtmatig opvragen van de gegevens. Na het opslaan verschijnt onderin beeld een bevestiging dat de registratie van het verzoek is geslaagd. Uw informatieverzoek wordt toegevoegd aan het overzicht.

Informatieverzoek ten aanzien van een niet-natuurlijk persoon

Na het invullen van uw e-mailadres en het soort besluit, vult u de gegevens van de betreffende rechtspersoon in.

Vul alle bekende informatie van de betreffende rechtspersoon in teneinde de kans op een match te vergroten. Velden met een sterretje zijn in elke geval verplicht. 

Als u de velden heeft gevuld, kunt u het verzoek versturen door op ‘Opslaan’ te klikken. U dient hiervoor akkoord te gaan met de voorwaarden met betrekking tot het rechtmatig opvragen van de gegevens.

Terug naar boven

Afmelden

Wanneer een gebruiker van het Bibob-register een andere taak gaat uitvoeren bij het bestuursorgaan of het bestuursorgaan verlaat, is dit reden om de toegang tot het Bibob-register te beëindigen. Afmelden kunt u door een bericht te versturen naar bibob-register@justis.nl. Justis zorgt voor de verdere afhandeling van de afmelding door dit door te geven aan de Justitiële Informatiedienst.