Veelgestelde vragen over screening Incassodienstverlening

Veelgestelde vragen

Wat is de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) en waarom is deze wet er?

De Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) stelt vanaf 1 april 2024 eisen aan de kwaliteit en betrouwbaarheid van buitengerechtelijke incassodienstverleners. Bestaande incassodienstverleners moeten zich binnen een jaar na 1 april 2024 registreren in het register incassodienstverlening. Nieuwe incassodienstverleners moeten zich direct inschrijven. Het doel van de Wki is om consumenten te beschermen en hoge incassokosten terug te dringen.

Wanneer geldt de Wki voor uw organisatie?

De Wki geldt als uw onderneming:

• buitengerechtelijke (buiten de rechter om) incassowerkzaamheden uitvoert;
• én schulden int namens derden bij (natuurlijke) personen die wonen in Nederland;
• of nadat een vordering aan uw onderneming is doorverkocht.

Hieronder vallen ook geldschulden van eigenaren van eenmanszaken, vennoten van een vennootschap onder firma (vof) en maten van een maatschap. Het kan hierbij gaan om het innen van schulden in opdracht van een schuldeiser, maar ook om het innen van schulden die de buitengerechtelijke incassodienstverlener heeft overgenomen van een schuldeiser.  De Wki geldt ook voor de incassodienstverleners die deze diensten verrichten naast andere werkzaamheden.

Hoelang is een registratie geldig volgens de Wki?

Een registratie is volgens de Wki één jaar geldig. Dit betekent dat incassodienstverleners hun registratie jaarlijks moeten vernieuwen om actief te blijven binnen de wettelijke kaders.

Wie controleert advocaten en deurwaarders?

Gerechtsdeurwaarders en incassoadvocaten voeren ook buitengerechtelijke incassowerkzaamheden uit en vallen daarom ook onder de kwaliteitseisen van de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) en Besluit kwaliteit incassodienstverlening (Bki). Zij hoeven alleen niet ingeschreven te zijn in het register incassodienstverlening van Justis, omdat zij al zijn ingeschreven in de registers van de Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders en de Nederlandse orde van advocaten.

Wanneer kan ik het register incassodienstverlening inzien?

Het register incassodienstverlening  wordt gepubliceerd zodra de eerste incassodienstverlener is geregistreerd. Vanaf dit moment kunt u het register raadplegen.

Wat zijn de kosten van de aanvraag tot inschrijving in het register incassodienstverlening?

De kosten voor inschrijving in het register incassodienstverlening bestaan uit:

• Een bedrag voor de behandeling van de aanvraag tot inschrijving van €2.200,- per buitengerechtelijke incassodienstverlener, vermeerderd met € 600,- per eigenaar en bestuurder;
• Een bedrag voor toezicht en handhaving van de wet:
  • € 1.800,- voor een eenmanszaak
  • € 7.400,- voor alle overige bedrijfsvormen

De totale kosten moet u aan het eind van de registratieaanvraag betalen via iDEAL. Het bedrag voor toezicht en handhaving is een jaarlijks terugkerend bedrag, dat u betaalt bij uw inschrijving én bij uw jaarlijkse verlenging van de registratie.

Wat is er nodig voor de registratieaanvraag?

Om u te kunnen registreren heeft u een KvK-nummer en eHerkenning minimaal niveau 3 nodig. Kunt u de registratie niet digitaal aanvragen, bijvoorbeeld omdat u geen KvK-nummer of iDEAL heeft? Of omdat u geen eHerkenning kunt aanvragen? Dan kunt u gebruik maken van een schriftelijke aanvraag.

Waar beoordeelt Justis de registratieaanvraag op?

Justis beoordeelt een registratieaanvraag op de aanwezigheid van de vereiste kwaliteitsinformatie en documenten. Daarnaast worden eigenaren en bestuurders, die de incassodienstverlening onder hun verantwoordelijkheid hebben, gescreend. Onder bestuurder verstaat de Wki: bestuurder en degene die het beleid (mede)bepaalt van een verrichter of aanbieder van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden.

De screening bestaat uit het raadplegen en beoordelen van informatie uit:

• Het Handelsregister (KvK);
• Het Insolventieregister;
• Het Justitieel Documentatie Systeem (JDS);
• Systemen van toezichthouders zoals de Inspectie Justitie en Veiligheid, Autoriteit Financiële Markten en de Autoriteit Consument en Markt;
• Eventueel politieregisters;
• Eventueel het European Criminal Records Information System (ECRIS).

Ook moet voor alle medewerkers die contacten onderhouden met schuldenaren en schuldeisers én hun leidinggevenden een Verklaring Omtrent het Gedrag aanwezig zijn.   

Wat is de behandeltermijn?

Na ontvangst van uw complete registratieaanvraag voor het register incassodienstverlening krijgt u binnen 13 weken een beslissing op het verzoek tot inschrijving. Is uw aanvraag niet compleet dan krijgt u de gelegenheid om de aanvraag aan te vullen. De behandeltermijn wordt dan uitgesteld. Als extra onderzoek nodig is, dan kan de behandeling maximaal 13 weken extra kosten. Dit laatste geldt alleen voor de eerste screening van het incassobureau.

Waar kan ik terecht met een klacht over een incassobureau?

Als u een klacht heeft over het incassobureau, neem dan eerst contact op met dit incassobureau. Bijvoorbeeld als u het niet eens bent met de incassokosten die u moet betalen. 

Niet eens met de incassokosten

Bent u het niet eens met de incassokosten die u volgens de aanmaning moet betalen? Stuur dan een brief via e-mail en eventueel ook per post naar het incassobureau. In deze brief legt u uit waarom u niet betaalt. Het incassobureau bespreekt dit met de schuldeiser.

Wilt u weten hoe u het incassobureau aan moet schrijven? Kijk dan bij:

• ConsuWijzer: Voorbeeldbrieven rekeningen en incasso
• Schuldinfo: Voorbeeldbrieven incassokosten

Probeer er samen uit te komen. Lukt dat niet? Dan kunt u ervoor kiezen om alleen het openstaande bedrag en de maximaal toegestane incassokosten te betalen. U berekent de maximaal toegestane incassokosten met de Incassocalculator van Schuldinfo.nl. Laat schriftelijk aan de schuldeiser en het incassobureau weten dat u dit doet.

Andere klacht over incassobureau

Heeft u een andere klacht over een incassobureau? Bijvoorbeeld als u vindt dat het incassobureau u onfatsoenlijk behandelt. Dien uw klacht dan schriftelijk in bij het incassobureau en bij de schuldeiser. Het incassobureau werkt namelijk in opdracht van de schuldeiser.

Komt u niet tot een oplossing?

Leidt dit niet tot een oplossing dan is de vervolgstap om uw klacht te melden bij een onafhankelijke geschillencommissie waar de incassodienstverlener verplicht bij aangesloten moet zijn.

Daarnaast kunt u ook een melding maken op de website van Inspectie Justitie en Veiligheid als u denkt dat een incassodienstverlener zich niet aan regels houdt. De Inspectie kan geen individuele klachten van schuldenaren of schuldeisers in behandeling nemen. De Inspectie gebruikt klachten wel als signalen voor haar toezicht. Uw melding helpt de Inspectie om keuzes te maken in haar toezicht en om te bepalen welke incassodienstverleners worden onderzocht.

Moet elke franchisenemer zich inschrijven in het register incassodienstverlening?

Ja, elke francisenemer moet afzonderlijk een registratieaanvraag doen. Het zijn namelijk zelfstandige bedrijven die staan ingeschreven in het Handelsregister, met een eigen KvK-nummer.