Waarom en wanneer moet u screenen?

Als uw werknemers onbetrouwbaar of onoprecht handelen, kan dat nare gevolgen hebben voor u als werkgever. Als werkgever heeft u een grote verantwoordelijkheid bij de beoordeling van de betrouwbaarheid van toekomstig personeel. Eén van de instrumenten die u als organisatie kunt inzetten bij uw integriteitsbeleid, is de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Het is raadzaam om te screenen voor alle functies waarbij het belangrijk is dat de medewerker betrouwbaar is. Denk aan:

managers met veel bevoegdheden;
medewerkers die werken met kwetsbare groepen zoals kinderen, ouderen, zieken of mensen met een beperking;
medewerkers die met geld en goederen werken;
medewerkers die bij gevoelige informatie kunnen;
medewerkers die toegang hebben tot ruimtes met bijvoorbeeld machines, opslag, gevaarlijke stoffen, virussen;
medewerkers die met energie, ICT, waterveiligheid (vitale infrastructuur) werken.

Functies waar u minder of niet voor hoeft te screenen zijn bijvoorbeeld: vakkenvuller, callcenter-medewerker. Hierbij is het risico voor de samenleving niet zo groot. Dat heeft te maken met de bevoegdheden en de aard van het werk.

De VOG als onderdeel van uw integriteitsbeleid

De VOG is slechts één van de maatregelen in uw integriteitsbeleid. Wat kunt u doen om als bedrijf of organisatie betrouwbaar personeel aan te nemen? In de brochure Screening van personeel (pdf) leest u welke mogelijkheden er zijn om kandidaten te screenen.

Regels voor screening

Screening kan zeer ingrijpend zijn voor de privacy van de sollicitant of werknemer. Daarom is screening alleen onder bepaalde wettelijke voorwaarden (Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)) toegestaan:

U moet een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) hebben voor de screening
De screening moet noodzakelijk zijn.
U moet voldoen aan de informatieplicht.
U mag de gegevens die u uit de screening heeft verkregen niet gebruiken voor een ander doel dan waarvoor u ze verkregen heeft.
U mag de gegevens alleen bewaren zolang dat nodig is voor het doel van de screening. U moet de gegevens goed beveiligen.

Twijfelt u of u mag screenen? Kijk voor meer informatie op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Veelgestelde vragen

Welke bronnen gebruikt Justis bij de beoordeling van de VOG-aanvraag?

Justis gebruikt verschillende bronnen om te controleren of een persoon of een onderneming in aanraking is geweest met justitie. Bij alle aanvragen is dat in ieder geval het Justitieel Documentatie Systeem; het register met daarin misdrijven door en overtredingen van natuurlijke personen en rechtspersonen.

Het kan gaan om (on)herroepelijke veroordelingen, strafbeschikkingen, transacties, sepots en openstaande zaken. In de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens staat welke gegevens erin komen en hoelang die bewaard blijven.

De bewaartijd hangt af van de aard van de overtreding en hoe ‘zwaar’ de straf (veroordeling) was. Informatie over de bewaartermijn vindt u op de website van Justid.

In sommige gevallen raadpleegt Justis ook politieregisters, het Openbaar Ministerie, Reclassering en het European Criminal Record Information System (ECRIS). In ECRIS zijn de nationale strafregisters van de EU-landen aan elkaar gekoppeld.

Hoe kan uw werknemer een VOG aanvragen als hij of zij niet is ingeschreven in de BRP?

Als iemand niet voorkomt in de Basisregistratie Personen (BRP), of geen vaste woon- of verblijfplaats heeft, moet hij of zij de VOG rechtstreeks bij Justis aanvragen. Hoe dat werkt, leest uw werknemer op de pagina Hoe kan ik een VOG aanvragen als ik niet ben ingeschreven in de BRP?

Hoe kan ik zien of een VOG NP echt is?